Mindre svinn med effektiv schemaläggning

Du kan verkligen tjäna på att ha ett bra schema. Redan från förskoleåldern så lär sig folk vikten av att vara organiserad. Det är ett måste för att undvika kaos. Inom vissa områden kan du vara flexibel. Men för det mesta så krävs det ett schema för att alla ska kunna fungera och vara effektiva. Inte till den grad att du blir en robot, en slav under tider och stunder. Bara tillräckligt organiserad för att uppgifter blir gjorda i tid och alla vet vad de håller på med. 

Det låter ganska enkelt. Gör ett bra schema och allting fungerar bättre. Men i praktiken så är det inte alls så lätt att få till ett schema som passar alla och som täcker alla aspekter av arbetsplatsen. Det är inte alla verksamheter som har en 9 till 17 arbetsdag. Många sliter med skiftarbete, deltider och annat som gör det svårare att få till ett fungerande program. Därför är det viktig att se efter verktyg som kan underlätta jobbet. 

En organiserad och effektiv arbetsplats

Det första steget är alltid att analysera arbetssituationen och avgöra vilka de verkliga behoven är. Om du inte har så många anställda kan det vara lätt att diskutera eventuella skift och komma upp med en lösning. Annars så gäller det att vara så rättvis som möjligt. Det är klart att en del tycker om att jobba tidigt medan andra föredrar att komma in lite senare. Men det är inte alltid du kan ta hänsyn till detta när du lägger ett schema. Däremot så kan de anställda kanske byta med varandra, så att alla skift är täckta. Du får bättre koll med schemaläggning

En av orsakerna till att ha ett bra schema är att vet vem som är på plats och när. Det ska naturligtvis sedan helst kopplas till en effektiv tidrapportering, och senare även lönehantering. Med ett större företag kan det handla om flera tusen anställda. Så ett schema och allt annat praktiskt kring detta är avgörande för att det ska fungera. Du vill ju att företaget ska gå framåt, och då gäller det att både planera och ha koll på vad som händer. 

Konsten att lägga ett schema

Med de rätta verktygen blir det lättare att göra ett schema. Du kan kopiera tidigare veckor som fungerat bra och återanvända de samma passen. Det är också enklare att se vem som går på deltid, är sjukskriven eller av andra anledningar inte kan jobba exakt det du skulle vilja. Barnmorskorna behöver rimlig schemaläggning. Ordet rimlig är en viktig del av att lägga ett schema. Du kan inte bara pussla ihop en arbetsplats hur du vill. Det är viktigt att komma ihåg att det handlar om verkliga personer med allt vad det innebär. 

Till och med maskiner kan inte jobba dygnet runt utan en viss service. Du kan förstöra en bil, till exempel, om du bara kör på utan att tänka efter hur den fungerar. Något liknande kan hända på en arbetsplats. Om du bara lägger schemat utan att tänka efter hur det är i verkligheten så riskerar du att de anställda blir utbrända eller gör ett dåligt arbete. Helt klart går det inte att ta allas önskemål med i beräkningen. Men på lite mindre arbetsplatser brukar det vara möjligt att i alla fall försöka. Det viktiga är att alla har en chans att vila mellan sina skift. 

Fördelar med god organisation

Det finns ett uttryck som säger att du inte ska ha mycket att göra utan istället vara produktiv. Med andra ord spelar det ingen roll hur mycket tid du tillbringar med något om du inte blir klar med uppgiften. Detta kan med fördel tillämpas på en arbetsplats. Ett bra schema täcker inte bara alla aspekter av verksamheten, utan du ser till att alla är produktiva. För att kunna göra detta krävs det en del kännedom om uppgifterna, men även om de anställda. I ett stort företag så fördelar man ofta denna kunskap. Den närmaste chefen rapporterar uppåt, så att ledningen kan ha en överblick av allt. 

Allt detta är ett plus för verksamheten. Bättre schemaläggning kan minska matsvinnet i Sveriges skolor. Här handlar det om statens pengar, vilket ju också är viktigt. I ett företag kan du spara miljontals med kronor på att vara väl organiserad. Förringa aldrig vikten av ett bra schema. Om du kan minska matsvinnet i skolorna med ett bra schema så kan du helt säkert öka produktionen med samma tilltag. 

Att vara produktiv eller effektiv är alltid viktigt. Annars så kan det vara lätt att förlora dyrbar tid utan att det syns i bokföringen. Ibland kan det vara svårt att mäta allting i siffror, och det kan också ta tid innan du ser vissa resultat. Men genom att hela tiden hålla ett öga på rapporterna så kan du ha en ganska god uppfattning om var du kan lägga ner lite extra resurser. 

Schemaläggning och tidrapportering som fungerar

Det handlar som sagt inte bara om att skriva ner ett schema och se till att någon alltid finns på plats. För att du ska vara som allra mest effektiv gäller det att schemaläggning är realistisk. Den ska inte heller ta allt för mycket tid i anspråk. Att låta personalen få lägga ner allt för mycket tid på administrativa frågor kan ta dem iväg från sina egentliga arbetsuppgifter. 

Sedan måste du stämma av schemat med tidrapportering. Här kan ett bra system vara till hjälp eftersom det direkt märker om något inte stämmer. Du kanske får ett sms eller på annat sätt blir medveten om vad som sker. Detta gör det enklare att rätta till felen eller vad som än ligger bakom långt innan det gått vidare. 

Mindre svinn med bra schema

Skolorna gör väl i att se över sina scheman, speciellt för kökspersonalen. Det kan minska svinnet och göra köket mer lönsamt. Samma sak kan du göra för din verksamhet. Se till att schemaläggning och personalhantering är väl organiserade och ge de anställda de rätta verktygen för att det ska fungera väl. Då slipper du svinn och kan istället gå framåt. 

13. May 2020 by admin
Categories: Allmänt | Comments Off on Mindre svinn med effektiv schemaläggning